Compliance klokkenluidersprocedure en compliance hotline

Ethisch en conform gedrag heeft de hoogste prioriteit voor Henkel, zijn werknemers en stakeholders. Dit omvat de strikte naleving van klokkenluiderwetten wereldwijd. Het is erg belangrijk voor ons om potentieel wangedrag te identificeren en alle gepaste stappen te ondernemen om schendingen te voorkomen. Henkels werknemers en stakeholders wordt daarom verzocht om potentieel wangedrag te melden. Henkel zal alle meldingen grondig analyseren, door middel van een eerlijk proces waarbij de rechten van de melders en de rechten van de betrokkenen worden gerespecteerd en alle informatie vertrouwelijk wordt behandeld. Klokkenluiders die te goeder trouw melding maken van mogelijk wangedrag zullen worden beschermd, elke vorm van represailles tegen hen zal niet worden getolereerd.  

De volgende informatie geeft een overzicht van de klokkenluidersprocedures bij Henkel:

Wat kan worden gerapporteerd.

De Gedragscode van Henkel, onze Waarden, onze Leadership Commitments en verder onze Corporate Standards beschrijven de verwachtingen ten aanzien van ons eigen en zakelijk gedrag en dat van onze stakeholders. Mogelijke schendingen van deze maatstaven, inclusief schendingen van de toepasselijke wetgeving, kunnen worden gerapporteerd.

Waar een rapport indienen? Meerdere meldingskanalen bij Henkel.

Klokkenluiders kunnen via verschillende kanalen mogelijk wangedrag melden.

• Vanzelfsprekend kunnen medewerkers zich wenden tot hun superieuren, HR of Compliance/Legal om hun bezorgdheid te uiten, advies te krijgen en mogelijk wangedrag te melden.
• De Compliance-organisatie van Henkel, die van de Raad van Bestuur van Henkel de opdracht heeft gekregen om alle meldingen aan de groep op een verantwoordelijke manier te behandelen, kan in persoon of anoniem worden bereikt.
  • via e-mail (compliance.benelux@henkel.com),
  • via het webformulier, en
  • via Henkels Compliance Hotlines. Voor Nederland is het ‘free of charge’ nummer 0800 0222 931 met toegangscode 43690. Op verzoek is het eveneens mogelijk om persoonlijk te rapporteren.  
• Klokkenluiders die verwijzen naar Henkel-bedrijven in de Europese Unie en die Henkel's Compliance organisatie bij Henkel AG & Co. KGaA en/of haar lokale Compliance managers, kunnen hun rapporten voorleggen aan een externe ombudspersoon, die onafhankelijk is van de Henkel-organisatie en gebonden is aan het beroepsgeheim. 
• Tot slot erkent Henkel volledig dat in sommige jurisdicties klokkenluiders zich rechtstreeks tot de overheid kunnen wenden om een melding te doen:
• Autoriteit Consument en Markt ‏(ACM);
• Autoriteit Financiële Markten ‏(AFM);
• Autoriteit Persoonsgegevens ‏(AP);
• De Nederlandsche Bank ‏(DNB);
• Nederlandse Klokkenluidersautoriteit ‏(het Huis);
• Inspectie gezondheidszorg en jeugd;
• Nederlandse Zorgautoriteit ‏(Nza);
•  Autoriteit Nucleaire Veiligheid en Stralingsbescherming ‏(ANVS).

Meer informatie kan gevonden worden via: https://www.huisvoorklokkenluiders.nl/

Toegang tot en verwerking van klokkenluidersmeldingen.

Henkel zal elk klokkenluidersrapport met de grootst mogelijke zorg, snelheid en vertrouwelijkheid behandelen, volledig in overeenstemming met de geldende privacywetgeving. Dit omvat een strikt need-to-know principe, d.w.z. dat alleen de Compliance Group-organisatie van Henkel ‏(lokaal en wereldwijd) en, indien van toepassing, relevante andere afdelingen die nodig zijn voor het onderzoek en externe professionele onderzoekers/auditors toegang hebben tot het rapport, het onderzoek en de follow-up. 

Het proces wordt naar behoren geregistreerd en gedocumenteerd. Onderzoeken volgen het procedurele eerlijkheidsprincipe, objectiviteit, gevolgd door een onpartijdige beslissing, terwijl alle betrokken personen onschuldig worden verondersteld totdat een overtreding is bewezen.

Henkel reageert krachtig op geïdentificeerd wangedrag, dit kan onder andere passende disciplinaire maatregelen tegen overtreders inhouden. Indien nodig kan Henkel overheidsinstanties en gerechtelijke vervolging inschakelen. Op basis van de onderzochte feiten wordt een beslissing over de zaak en de gepaste maatregelen meestal genomen door Henkels Compliance-organisatie ‏(lokaal en wereldwijd), in overleg met de bevoegde Business Unit-managers en HR.

Antwoord aan en bescherming van klokkenluiders.

Klokkenluiders krijgen zo snel als redelijkerwijs mogelijk is antwoord. Als algemene richtlijn geldt dat er na elke melding binnen zeven dagen een ontvangstbevestiging moet zijn en binnen drie maanden een conclusie of update van de zaak. Volgens de geldende wetgeving moet het antwoord rekening houden met de vertrouwelijkheid en privacyrechten van alle betrokken personen.

In onze organisatie wordt geen enkele vorm van vergelding getolereerd en we zullen iedereen beschermen die te goeder trouw zijn stem laat horen, zelfs als een zorg ongegrond blijkt te zijn.

Bescherming van gegevens

Voor rapporten aan de Compliance Group-organisatie van Henkel, verwijzen we naar de Data Protection Statement ‏(henkel.com) Voor rapporten aan de Ombudspersoon is de respectivelijke gegevensbeschermingsverklaring van toepassing.